Gestion de projet

Planifier, organiser et gérer les ressources dans le but d'atteindre les buts et objectifs fixés. Les ressources à planifier, organiser et gérées peuvent être matériels (produits spécifiques), non matériels (services) ou ressources humaines (employés, partenaires).

Un projet est un effort temporaire qui a pour but la créatino d'un produit ou service. Contrairement avec un processus, un projet à une durée finie, à partir d'une date de début jusqu'à une date de fin.
Une phase est définie par une date de début et de fin et peut utiliser un certain nombre de ressources. Les phases peuvent être standardisées puisqu'elles sont souvent partagées entre projets. Par exemple, l'implémentation d'un ERP peut être divisé en cinq phases standard (1. Préparation du projet; 2. Définition; 3. Prototypage iteratif; 4. Préparation finale; 5; Déploiement) qui peuvent être répétées d'un projet à l'autre. Une phase peut être divisée en une liste de tâches ordrées ou pas.
Une tâche est une activité qui doit être accomplie dans une période donnée. Comme les phases, les tâches peuvent requérir un certain nombre de ressources et peuvent être standardisées.
Un service est l'équivalent non matériel d'un produit. Assistance technique, conseils et formation sont des examples courants des services qu'une entreprise peut offrir.

Projet multiphase (Service)

Un projet multiphase contient de multiples phases et tâches.
En définissant le type du projet, la structure standard définie dans le type sera automatiquement reprise et copiée sur le nouveau projet. Ceci permet de définir des projets standards avec des phases, tâches et produits standards qui seront automatiquement reprise lors de la création d'un projet de ce type. Une fois le projet créé, il est évidemment possible d'ajouter ou de modifier des phases, tâches et produits.
Les phases sont facturées induviduellement, de cette manière, le client reçoit une facture étape après étape, selon l'avancement du projet.

Projet - Budget

Ce genre de projets n'est pas découpé en phases ou tâches. Ils sont composés d'une liste de produits nécessaires pour remplir l'objectif du projet. Ces produits peuvent être des biens matériels ou des services.
La structure de ce genre de projets est plus simple que les projets multiphase, mais ont une fonctionnalité supplémentaire, celle de permettre la gestion des offres.

Offres

Dans beaucoup de cas, le projet n'est pas lancé jusqu'à ce que l'offre soit acceptée.
Normallement, une offre contient les même lignes de produits que le projet, mais les quantités et les prix peuvent varier.
En suivant les offres. le projet peut être attribué au client choisi.
Exemple : Le service de nettoyage d'un hôpital public sera attribué par une soumission publique. L'entreprise A et B, offrant ce genre de cervice de nettoyage, font chacun une offre pour gagner le projet. L'entreprise C vent des produits de nettoyage dont l'entreprise A et B auront besoin (brosses, panosses, ...). L'entreprise fait 2 offres contenant la liste des produits nécessaires, une à A et une a B. Une fois la soumission terminée, c'est l'entreprise B qui gagne le projet. L'entreprise B deviendra donc le client du projet de l'entreprise C.

Rapport d'activités et frais

Les rapports d'activités et de frais enregistrent chaque dépense, en argent ou en temps, faite par un employé. Ces dépenses peuvent être associés au projet et au tiers. Cependant, dans beaucoup de cas, les projets mènent à des dépenses qui ne sont pas l'objet principal du projet lui-même, mais qui doivent y être assigné.

Dépenses produits et services

Les dépenses peuvent concerner des biens et des services :

Un serveur (bien)
Un logiciel (service)
Un appel téléphonique (service)
Une connection à Internet (service)
De l'essence (bien)...

Pour différencier un bien d'un service, il faut définir le type de produit correspondant (respectivement article et service).

Activités

Il est possible d'enregistrer les activités passées par un employé dans les lignes de dépenses. Ce cette manière il est possible de calculer le coût des ressources humaines consacrées à un projet (produits avec le type de produit 'service').

Dépenses des employés

Dans beaucoup de cas, les employés participant à un projet doivent payer pour des biens et services requis pour son achèvement. Ils sont remboursés plus tard par leur entreprise.
De manière à rembourses ses employés, des factures d'achat sont directement générées de leurs dépenses.

Dépenses facturables

Une dépense facturable est une dépense qui peut être re-facturée au client du projet.
Dans la plupart des cas, toutes les dépenses des employés liés aux projets sont refacturés au client. Ceci se fait en créant des commandes de vente depuis les rapports d'activités et frais.